はじめに
「SharePointのサイトマップは、どこから作ればいいの？」
「部署や業務ごとにページが増えてきたけれど、どのように整理してサイトへ反映すればいい？」と迷っていませんか。
社内ポータルを新しく作ったり既存サイトを整理したりするとき、トップページから各部署のページ、資料、申請ページまでをどうつなげればよいのか分からず、設計の段階で迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、SharePointのサイトマップを設計する流れから、ページ構成の整理、実際のサイトへ反映する手順まで解説します。
SharePointのサイトマップとは？
SharePointのサイトマップは、サイト内にどのサイトやページを配置し、どのようにつなげるかを整理するための構成図です。
まずは、SharePointでサイトマップを作る目的と、XMLサイトマップとの違いを分けて確認していきましょう。
SharePointではサイトやページの構成を整理するためにサイトマップを作る
SharePointでは、作成するサイトやページを決め、親子関係が分かるようにサイトマップへ整理します。
たとえば、トップサイトの下に部門別サイトを置き、その中に「お知らせ」「マニュアル」などのページを配置します。
事前に全体の構成を整理しておくと、どこに何を置くのかが分かりやすくなり、SharePointをスムーズに構築できます。
XMLサイトマップではなくサイト構成図として考える
SharePointのサイトマップは、検索エンジン向けのXMLファイルではなく、サイトやページの配置を整理する構成図として考えると分かりやすいでしょう。
トップサイトから部門別サイト、各ページへとつながりを整理し、どのように移動できるのかを確認します。
URLを並べるのではなく、SharePoint内の階層やページ同士のつながりを分かりやすくすることが目的です。
SharePointのサイトマップを作る前に整理すること
SharePointのサイトマップを作る前に、まずサイト内で扱う情報とその分け方を整理しておく必要があります。
こうした準備を済ませてからサイトマップを作ると、必要な情報を漏らさず整理できます。
サイトに掲載する情報を洗い出す
サイトマップを作る前に、SharePointへ掲載する情報を一つずつ書き出します。
社内のお知らせや業務マニュアル、申請書、会議資料など、利用者が確認する情報を整理しておきましょう。
あらかじめ一覧にしておくことで、必要なページの抜けを防ぎやすくなります。
情報をカテゴリごとにグループ分けする
洗い出した情報は、内容が近いものを同じカテゴリにまとめます。
たとえば、申請書と申請手順は「各種申請」、業務マニュアルと操作手順は「マニュアル」のように分けると分かりやすいでしょう。
利用者が探しやすい単位で整理することで、サイトマップの階層も決めやすくなります。
コミュニケーションサイト・チームサイト・ページの使い分けを決める
情報を整理したら、コミュニケーションサイト・チームサイト・ページのどこへ配置するかを決めます。
広く情報を発信する場合はコミュニケーションサイト、メンバーで共同作業する場合はチームサイト、個別の情報は各サイト内のページとして整理します。
役割を分けて考えると、サイトマップ全体の構成を決めやすくなるでしょう。
「どの情報をどのサイトに置けばよいか迷う場合は、コミュニケーションサイトとチームサイトの違いを確認しておくと、構成を決めやすくなります。」
▶SharePointのコミュニケーションサイトとチームサイトの違いは？使い分けを解説
SharePointのサイトマップの作り方
SharePointのサイトマップは、トップページに置く情報を決めたうえで、関連する内容をカテゴリごとに整理し、サイトとページの階層を組み立てていきます。
ここからは、SharePointのサイトマップを作る手順を順番に説明します。
手順1｜トップページに置く情報を決める
最初に、利用者がSharePointを開いたときに確認したい情報をトップページへ配置します。
全社のお知らせや利用頻度の高いページへの入口など、すぐに確認できると便利な情報を選びましょう。
すべてを並べるのではなく、トップページに必要な情報へ絞ることが大切です。
手順2｜カテゴリごとに階層を決める
次に、整理したカテゴリごとに、どの情報を上位と下位に配置するか決めます。
同じ目的で利用する情報はまとめ、上位のカテゴリから個別の情報へ移動できる構成にすると分かりやすいでしょう。
親子関係を整理しながら、サイトマップの階層を組み立てていきます。
手順3｜サイトとページをツリー形式で配置する
決めた階層に沿って、サイトとページをツリー形式で配置します。
起点となるサイトを最上部に置き、その下に関連するサイトやページを枝分かれさせてつなぎましょう。
親子関係を線で結ぶと、SharePoint全体の構成をひと目で確認しやすくなります。
手順4｜ナビゲーションに表示する項目を決める
サイトマップを確認しながら、ナビゲーションに表示するサイトやページを決めます。
利用頻度の高い項目を中心に、目的の場所が分かりやすい名称で配置するとよいでしょう。
すべてを表示するのではなく、利用者が移動するときに必要な入口へ絞ることがポイントです。
手順5｜サイトマップ全体を確認して不要な階層を減らす
最後にサイトマップ全体を確認し、細かく分けすぎている階層がないか見直します。
1つのページしかない階層などは、上位のカテゴリへまとめられないか検討してみましょう。
不要な階層を減らすことで、利用者が目的のページまで移動しやすい構成になります。
作成したサイトマップをSharePointに反映する方法
サイトマップが完成したら、設計した階層に沿ってSharePoint上にサイトやページを作成していきます。
ここでは、作成したサイトマップをSharePointへ反映する流れを順番に説明します。
サイトマップに沿ってサイトとページを作成する
完成したサイトマップをもとに、上位のサイトから順にSharePoint上で作成します。
各サイトには設計したページを配置し、サイト名やページ名もできるだけサイトマップとそろえておきましょう。
設計図と実際の構成を見比べながら進めると、配置の間違いにも気づきやすくなります。
ナビゲーションを設定してページへの導線を作る
サイトとページを作成したら、利用者が目的の場所へ移動できるようにナビゲーションを設定します。
各項目に対応するサイトやページへのリンクを登録し、分かりやすい導線を整えましょう。
設定後は実際にクリックして、目的のページが正しく開くか確認します。
複数サイトをまとめる場合はハブサイトを検討する
複数のSharePointサイトをまとめて運用する場合は、ハブサイトの利用も検討します。
関連するサイトをハブサイトに関連付けることで、共通のナビゲーションなどを使って各サイトをつなげられます。
サイトマップで同じグループとして整理したサイトを目安に、関連付ける範囲を考えると分かりやすいでしょう。
「ハブサイトを使うべきか判断しにくい場合は、できることや通常のサイトとの違いを確認してから関連付ける範囲を決めるとよいでしょう。」
▶SharePointのハブサイトとは？できることや使い方をわかりやすく解説
SharePointで分かりやすいサイトマップを作るポイント
SharePointのサイトマップは、情報を細かく分けすぎず、利用者が目的のページまで迷わずたどれる構成にすることが大切です。
ここでは、SharePointで分かりやすく運用しやすいサイトマップを作るポイントを説明します。
階層を深くしすぎない
サイトマップでは、トップから目的のページまで何階層もたどる構成はできるだけ避けましょう。
カテゴリを細かく分けすぎると、利用者がどこを開けばよいのか迷いやすくなります。
似た内容は同じ階層へまとめ、少ない移動で目的のページへたどり着ける構成にすると分かりやすくなります。
利用者が探す単位でカテゴリを分ける
カテゴリは管理する部署ではなく、利用者が何を探すのかを基準に分けると分かりやすくなります。
「申請書を探す」「社内ルールを確認する」など、利用者の目的に合わせて情報をまとめましょう。
目的とカテゴリ名を合わせることで、必要な情報を見つけやすくなります。
運用開始後に追加・変更しやすい構成にする
サイトマップは、運用開始後にサイトやページが増えることも考えて作成します。
新しい情報を既存のカテゴリへ追加できる構成にしておけば、そのたびに階層を大きく変更する必要がありません。
将来の追加も考えて余裕のある構成にしておくと、サイトマップを管理しやすくなるでしょう。
まとめ
SharePointのサイトマップは、サイトやページを作る前に全体の構成を整理し、利用者が必要な情報へ迷わず移動できるようにするための設計図です。
掲載する情報をカテゴリごとにまとめ、トップページから各サイトやページへのつながりを整理してから構築を進めると、分かりやすいサイトに仕上げやすくなります。
運用後に情報が増えることも考えながら、階層を深くしすぎず、利用者が探しやすい構成を意識してサイトマップを作ってみましょう。
