はじめに
「Web版のExcelで編集したファイルは、どこに保存されているの？」
「パソコンにExcelファイルとして保存したいけれど、どのボタンを押せばいいの？」と迷っていませんか。
ブラウザでExcelを開いて入力を終えたあと、保存ボタンが見当たらなかったり、画面を閉じても編集内容が残っているのか不安になったりすることがありますよね。
この記事では、自動保存の仕組みを確認したうえで、Web ExcelのファイルをPCへ保存する手順や保存先の確認方法まで順を追って説明します。
Web版Excelを保存する方法は？
Web版Excelで作業した内容は基本的に自動保存されますが、Excelファイルをパソコンに残したい場合は別途ダウンロード操作が必要です。
ここでは、自動保存の仕組みからPCへの保存方法、保存したファイルの場所まで順番に説明します。
Web版Excelは基本的に自動保存される
Web版Excelで入力した内容は、基本的にOneDriveなどへ自動保存されるため、その都度「保存」ボタンを押す必要はありません。
画面上部に「保存済み」と表示されていれば、入力した内容が保存されています。
同じMicrosoftアカウントでファイルを開けば、保存した内容を続けて確認できます。
ExcelファイルをPCに保存する
Web版ExcelのファイルをPCにも保存したい場合は「ファイル」から「名前を付けて保存」を開き「コピーのダウンロード」を選択します。
確認画面で「ダウンロード」を選ぶと「.xlsx」形式のExcelファイルとしてPCに保存できます。
保存したファイルの場所を確認する
ダウンロードしたファイルが見つからない場合は、ブラウザのダウンロード履歴から保存先を確認しましょう。
Chromeでは「Ctrl＋J」で履歴を開き、「フォルダを開く」から保存場所を確認できます。
保存先を変更していなければ、通常は「ダウンロード」フォルダーに保存されています。
ダウンロードしたExcelファイルが見つからない場合は、ブラウザだけでなくWindows側の保存先も確認しておくと安心です。
▶ダウンロードしたファイルはどこ？Windowsで保存先を確認する方法
Web版Excelの保存で迷いやすいポイント
Web版Excelでは、編集中のファイルをWeb上に保存する操作と、ExcelファイルをPCへ保存する操作が異なるため、どこに保存されたのか分からなくなることがあります。
ここでは、Web版Excel内への保存とPCへの保存の違い、元ファイルとは別名で保存する方法を順番に説明します。
Web版Excel内の保存とPCへの保存の違い
Web版Excelでは、編集中のファイルがOneDriveなどのオンライン上に自動保存されます。
一方、PCへの保存は、Excelファイルを「.xlsx」形式でパソコンへダウンロードする操作です。
「保存済み」と表示されていてもPCに保存されているとは限らないため、手元に残したい場合はダウンロードしましょう。
別の名前で保存する方法
元のExcelファイルを残したまま別ファイルとして保存したい場合は、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択します。
ファイル名や保存先を指定すれば、元のファイルを上書きせずに編集後の内容を別ファイルとして保存できます。
元のファイルを残したまま編集したい場合は、上書き保存との違いも確認しておくと迷いにくくなります。
▶Excelの「名前を付けて保存」と「上書き保存」の違いは？使い分け方を解説
まとめ
Web版Excelは自動保存されるため、普段の作業では保存を意識しすぎる必要はありません。
ただし、PCにもファイルを残しておきたい場合は、別途ダウンロードが必要です。
オンラインで作業を続けるなら自動保存、PCで保管したり共有したりするならダウンロードというように、目的に合わせて使い分けると分かりやすいでしょう。
大切なファイルは保存先も確認しておくと、あとから探す手間を減らせます。
