はじめに
目的
本資料はWeb会議のセキュリティ対策を体系的にまとめ、現場ですぐに使える対策を提供します。アクセス制御、端末と通信、参加場所、情報共有の4観点で具体策を示します。
想定読者
会議主催者、IT管理者、一般の参加者を想定します。専門知識がなくても分かるように、事例や手順を中心に説明します（例：パスワード設定、待機室の活用、社内Wi‑Fiと個人Wi‑Fiの違いなど）。
本資料の構成
第2章〜第5章で各観点を詳述します。各章は「要点」「実践手順」「よくある質問」の順で整理します。すぐ実行できるチェックリストも用意します。
使い方と範囲
まず自組織のリスクを把握し、重要度に応じて対策を優先してください。すべての対策を一度に実施する必要はありません。具体例は一般的な運用を想定しており、特殊な環境は別途専門家の相談を推奨します。
会議へのアクセス制御
概要
Web会議の安全は「誰が入れるか」を管理することが出発点です。会議ごとに入口を変え、参加者だけに案内する運用を基本にします。
基本の対策
- 会議ごとに新しいURLとパスワードを生成します。使い回しを避けると、不特定の第三者が入るリスクを下げられます。
- 招待は参加者に限定して送ります。例：登録者のメールや社内のカレンダー招待で共有します。
入室制限を強める設定
- 待機室／ロビー機能を有効にし、主催者が入室を承認します。顔ぶれを確認してから入室させられます。
- セキュリティコード（会議ID）を別に設定すると、URLが漏れても入室を制限できます。
- 二段階認証や多要素認証（MFA）を導入すると本人確認が強化されます。
ホスト側の運用ルール
- 画面共有やファイル送信を主催者のみに制限します。参加者の誤操作や不正共有を防げます。
- 参加者の上限を設定し、定員を超える入室を防ぎます。
- 会議開始後に「会議のロック」を行い、新たな入室を止めると安全です。
実践の一例
- 会議作成時に新URL・パスワードを発行する。
- 参加者を登録し、個別の招待を送る。
- 待機室で参加者を確認し、入室を許可する。
- 画面共有は主催者のみ許可に設定し、会議をロックする。
注意点
パスワードや招待リンクは公開チャネルに載せないでください。万一流出したらすぐに設定を変更し、参加者へ再通知してください。
端末と通信のセキュリティ
セキュリティ対策ソフトの導入
パソコンやタブレットには最新のウイルス対策ソフトとファイアウォールを導入してください。OSやアプリは自動更新を有効にし、脆弱性を早めに修正します。例：定期スキャンとリアルタイム保護を設定することで不正なソフトを早く検出できます。
通信の暗号化とE2EE
会議の通信は必ず暗号化されたサービスを使ってください。エンドツーエンド暗号化（E2EE）対応なら、通信内容は参加者の端末間で守られます。設定でE2EEやTLSの有効化を確認し、公開Wi‑FiではVPNを併用すると安全性が高まります。
認証方法とアクセス制御
端末にはパスコードや生体認証（指紋・顔認証）を必ず設定してください。会議ソフト側でも待合室やパスワード、参加者制限を使い、不要な参加を防ぎます。2要素認証（2FA）をメールやアプリで有効にすることを推奨します。
紛失・盗難時の対策
端末紛失に備えてリモートでのデータ消去やロック機能を準備してください。クラウド保存は暗号化し、重要データの端末保存を最小限にします。端末管理ツール（例：リモート管理サービス）で所在確認や消去を行います。
日常の運用ルール
ソフトの更新、パスワード管理、定期バックアップをルール化してください。共有端末や家庭用端末の使い方も明確にし、会議用アカウントと個人利用を分けるとリスクが下がります。
参加場所と利用環境
公共の無線LANや不特定多数の場所を避ける
カフェや商業施設、空港など不特定多数が使う無線LANは利用を避けてください。通信が盗聴されたり、なりすましの危険があります。代替案として、社内ネットワーク、家庭の固定回線、モバイルテザリング、あるいは社内VPNを使うと安全です。可能であれば有線接続が最も安定します。
待機室（ロビー）機能を必ず活用する
ホストは待機室を有効にして、参加者を確認してから入室を許可してください。入室は一人ずつ行い、名前や所属を確認します。自動入室を無効にしておくと、不正な参加を防げます。
ドメイン制限とIPアドレス制限を設定する
社内ドメイン（例: @yourcompany.com）のみに参加を許可する設定を活用してください。会議プラットフォームでドメイン制限が使えます。さらに、オフィスの固定IPだけをホワイトリストに登録すれば、特定のネットワークからのみ接続を許可できます。
参加前の簡単チェックリスト
- 周囲に機密情報が見えないか確認する
- マイク・カメラのオンオフ設定を確認する
- 最新のソフトウェアとセキュリティパッチを適用する
- 画面共有する場合は不要なウィンドウを閉じる
- ヘッドセットを使い音漏れを防ぐ
これらを習慣化すると、会議の安全性と信頼性が高まります。
情報共有と事後管理
会議で扱う情報は種類や重要度が異なります。事前に共有ルールと事後の管理方法を決めておくと安心です。以下は具体的な注意点と実践例です。
画面共有の設定
- 共有前に表示するウィンドウを選び、不要な画面は閉じます。例：メールや個人メモを隠す。
- 主催者は共同操作の可否を制限します。誤操作を防げます。
録画・録音のルール
- 録画や録音は事前に参加者へ告知し、同意を得ます。
- 保存場所と保存期間を決め、期限が来たら削除します。例：3か月で自動削除。
会議終了後のデータ管理
- 録画・資料は社内の限定フォルダへ移動し、アクセス権を設定します。
- ローカルに残したファイルは不要なら削除し、バックアップは暗号化します。
不測の事態への備え
- 不正アクセスやウイルスが疑われたら、まずアカウントの一時停止やパスワード変更を行います。
- 感染端末はネットワークから切り離し、IT担当へ報告します。
- 誰が何をしたかを記録するインシデントログを用意します。
実践チェックリスト
- 共有前に画面と権限を確認
- 録画の同意と保存ルールを確認
- 会議後はファイル移動・削除・記録
- 異常時の連絡先と手順を周知
これらを習慣にすると、安全で効率的な会議運営につながります。
