はじめに
目的
このレポートは、日本郵便が提供するオンラインサービス「Webレター」について、わかりやすくまとめることを目的としています。サービスの基本的な特徴や、誰に向いているか、実際に使うときの利点・注意点を整理しました。初めて知る方でも理解できるように、具体例を交えて説明します。
対象読者
・企業や個人で郵便物の送付業務を効率化したい方
・Webレターの導入を検討している総務・販促担当者
・サービスのメリットとデメリットを比較したい方
本レポートで学べること
- Webレターの基本的な定義と仕組み
- 主なメリット・デメリット
- 活用事例（実務での使い方）
- 利用の流れ（登録から送付まで）
- 料金体系の見方
読み方のポイント
章ごとに具体的な手順や事例を示します。まずは第2章でWebレターの全体像をつかんでください。その後、メリット・デメリットや活用事例を順に読むと導入判断がしやすくなります。必要に応じて、料金や利用フローの章に戻って確認してください。
Webレターとは
Webレターは、日本郵便が提供するオンラインでの郵便送付サービスです。パソコンやスマートフォン上で手紙やハガキを作成し、送信すると日本郵便側で印刷・封入（またはハガキ印刷）して相手に届けます。郵便局へ行かずに手続きが完了する点が最大の特徴です。
利用の簡単な流れ
- 端末で本文や宛先を入力する
- フォントやレイアウトを確認する（テンプレート利用可）
- 支払い方法を選んで送信する
- 日本郵便が印刷して配送する
主な特徴
- 24時間いつでも利用できるため、時間を選ばず送れる
- スマートフォンからでも操作でき、外出先でも対応可能
- 印刷や封入の手間が省け、手間を削減できる
- 企業向けの一括送信や送付履歴の管理にも対応する場合がある
こんな場面で便利です
- 忙しいビジネスパーソンが挨拶状や案内状を送るとき
- 遠方の家族や友人に手紙や季節の挨拶を送りたいとき
- まとめて同じ文面を多人数に送る必要があるとき
利用上の注意点
- 郵便物として発送されるため、到着には日数がかかる
- サイズや内容に制限がある場合があるので事前に確認してください
- 宛先の入力ミスがあると届かないため、正確な住所入力が重要です
以上がWebレターの概要です。次章では、具体的なメリットについて詳しく見ていきます。
Webレターの3つの主要メリット
メリット1：リーズナブルな郵便費用
Webレターは料金が明快で、白黒なら129円、カラーなら190円程度から利用できます。封筒や切手を買う手間が不要なので、トータルのコストを抑えられます。たとえば枚数が多い通知や請求書の発送では、用紙・封筒・切手代を節約でき、事務コストも減ります。
メリット2：利用履歴をオンラインで簡単に確認
送信した文書の履歴や送信日時をウェブ上で確認できます。誰がいつ何を送ったかが一目で分かるため、発送した証拠としても使えます。宛先のミスがあった場合は履歴を確認して対応を決めやすく、問い合わせ対応もスムーズになります。
メリット3：手続きが簡単で時間を節約
データ入力だけで封書の作成・発送が可能です。WordやPDFファイルをアップロードしてそのまま送れますし、Web上で直接文書を作ることもできます。テンプレートを使えば定型文の反復作業を短縮でき、少人数の事務作業でも短時間で大量発送が行えます。
Webレターの主要なデメリット
ここではWebレターの主なデメリットをわかりやすく説明します。概要として、送付できるサイズがA4に限定され、封入はA4サイズで最大8枚までです。この制限が利用シーンに影響します。
主なデメリット
-
サイズ・形状の制約
A4以外の封筒や箱、立体的な小包は送れません。チラシや冊子がA4を超える場合や、折り加工が必要な大判素材は使えません。 -
物品やサンプルの発送が不可
サンプル品、ノベルティ、ポストカードのような特殊形状は同梱できません。販促目的で物を送る場合は別の手段が必要です。 -
情報量の制約
同梱は最大8枚までのため、詳細な資料や多ページの説明書を送りたいときに不便です。複数回に分けると受け手の負担になります。 -
訴求力や演出の制限
箱を開ける楽しさや立体的な演出ができません。受け手に強い印象を与えたいときは効果が薄くなります。
対策と代替案
- 内容をA4以内にまとめ、重要情報は1枚目に配置します。QRコードで詳細ページへ誘導すると便利です。
- サンプルや大判物は宅配便や通常郵便、別送の同梱物で対応します。
- 8枚を超える資料はWeb公開のURLを案内し、紙は要点だけに絞ります。
注意点
事前に仕様（サイズ・枚数）を確認してください。超過や特殊対応が必要な場合は別の発送方法を検討してください。
Webレターの活用事例
はじめに
Webレターは紙やメールの代替として、迅速かつ低コストに大量送付できるサービスです。ここでは代表的な活用事例を具体的に紹介します。
イベントの開催案内送付
開催日時や会場、参加方法を短くまとめて一斉送信できます。宛先ごとに氏名や参加履歴を差し込み、個別の案内にできます。QRコードや返信フォームを添えると参加確認が楽になります。
請求書の送付
請求書や領収書をPDFで添付して自動送付できます。郵送の手間や到着遅延を減らせますし、支払い催促も自動化して滞留を防げます。
ダイレクトメール（DM）の発送
セグメントごとに内容を変えてプロモーションやクーポンを送れます。配信後は開封率や反応を計測して効果を改善できます。
その他の活用例
・不特定多数への一般告知（商品案内、キャンペーン）
・会員向けの定期案内や更新通知
・同窓会や地域イベントの案内
利用時のポイント
個人情報の扱いや配信許可を確認し、差出人や件名を分かりやすくすることが重要です。効果測定と改善を繰り返すと、より成果が上がります。
Webレターの使い方（利用フロー）
はじめに
Webレターの基本的な流れを、実際の操作を想定してステップごとに説明します。初めての方でも迷わないよう、注意点や使い方のコツを添えます。
ステップ1：新規登録
日本郵便のWebレター専用サイトでアカウントを作成します。メールアドレスやパスワードを入力し、必要に応じて本人確認や認証を行います。登録後はマイページから操作できます。
ステップ2：文章の作成・ファイルアップロード
サイト上で本文を直接入力するか、WordやPDFファイルをアップロードして差し替えます。アップロード後はプレビューで文字化けやレイアウト崩れがないか必ず確認してください。ページ数や画像の有無で料金が変わる場合があります。
ステップ3：差出人と送付先の指定
差出人情報と受取人の住所・氏名を入力します。複数宛てがある場合は一件ずつ登録するか、対応する機能でまとめて指定します。宛名の表記ミスに注意してください。
ステップ4：料金確認と送信完了
最終プレビューで内容と宛先を確認し、料金を表示で確認します。問題なければ支払い手続き（サイトの案内に従う）を行い、送信を完了させます。送信後はマイページやメールで受付の確認が届きます。
送信後の注意点
送信後の変更は制限されることがあるため、送信前に内容と宛先をしっかり確認してください。マイページで送信履歴や状況を確認できます。
料金体系
基本料金に含まれるもの
Webレターの料金には、用紙印刷・宛名印字・封筒詰め・郵送までのすべてが含まれます。封筒や切手を別途購入する必要はありませんので、手間を省けます。
料金の目安（例）
- 白黒印刷：129円から／通
- カラー印刷：190円から／通
上記はあくまで目安です。紙質やサイズ、注文部数によって変動します。
追加オプションと費用例
- 高級紙や特殊サイズ：別途見積り
- 封筒のカスタマイズ（ロゴ印刷など）：追加料金あり
- 追跡・書留などの特別送付：実費に応じて加算
小ロットと大ロットで単価が変わる場合が多いので、大量発送は割安になります。
請求・支払い方法
請求は月締めや都度請求など、契約に応じて対応します。支払い方法は銀行振込・クレジットカード等が一般的です。詳しい条件は見積り時にご確認ください。
ご利用前の注意点
宛名データの形式や入稿方法で納期が左右されます。正しいデータを準備いただくとスムーズに進みます。分からない点は見積り時に相談してください。
