はじめに
Webサイトのリニューアルでは、伝えたいことや目的が関係者でずれると時間とコストが増えます。本記事は、そんなズレを減らすための「ヒアリングシート」に焦点を当てています。ヒアリングシートの役割や、リニューアル時に必ず確認したい項目、作成と運用のコツ、そして無料テンプレートの活用法まで、実務で使える形で解説します。
この記事の目的
- クライアントと制作側の認識を一致させる方法を分かりやすく示します。
- 実際の作業で役立つチェック項目と作り方のコツを紹介します。
誰に役立つか
- サイトオーナーや担当者
- 制作会社やフリーランスのディレクター
- マーケティング担当者
読み方の案内
章ごとに順を追って読めば、初めてでもヒアリングシートを作成して活用できるようになります。第2章では基礎、第3章で具体的な確認項目、第4章で実践的な運用ポイント、第5章でテンプレートの活用法を解説します。ぜひ最後までお読みください。
ヒアリングシートとは何か
定義と目的
ヒアリングシートは、Webサイト制作やリニューアルで初回の打ち合わせや要件定義時に使う情報収集シートです。クライアントの現状や課題、目的を整理し、具体的な提案や計画を立てる基盤になります。
いつ使うか
プロジェクトの着手前に使います。例えば初回ミーティング、要件確定の場、社内での共有資料として活用します。
主な効果
・認識のズレを防ぎ、後戻りを減らします。
・優先順位が明確になり、見積もり精度が上がります。
・意思決定が速くなり、スケジュール通り進みやすくなります。
どんな項目があるか（具体例つき）
・目的：問い合わせ数を月間30件増やしたい。
・ターゲット：30〜40代の主婦、職業はパート中心。
・強み・弱み：商品は高品質だが導線が分かりづらい。
・必要機能：お問い合わせフォーム、予約機能、ブログ更新。
・デザイン：落ち着いた色合い、写真多めが好み。
・スケジュール・予算：3ヶ月で公開、予算は300万円以内。
現場での使い方の例
打ち合わせで項目を埋めながら優先度を決めます。曖昧な点はその場で確認し、担当者や決裁者を明記しておくと次工程がスムーズです。
サイトリニューアル時のヒアリングシートで確認すべき主な項目
1. 基本情報
会社名・担当者・連絡先、現行サイトのURLや管理者アカウント（必要時）を確認します。例：担当者メール、FTP情報。
2. 現状のサイト状況
アクセス数や主な流入経路、既存の問題点（スマホ表示崩れ、離脱率の高さなど）、使用中のCMSやプラグインを記載します。
3. サイト制作の目的
認知向上、問い合わせ増加、製品販売、採用強化など目的を明確にします。KPI例：月間問い合わせ数10件。
4. ターゲットユーザー
年齢層・性別・職業・利用シーン（例：通勤中にスマホで情報収集する30代男女）を具体化します。
5. 競合・参考サイト
競合サイトのURLと良い点・改善点をメモします。参考にしたいデザインや機能も挙げます。
6. 希望デザイン仕様
カラーやトーン、ロゴ使用、写真のテイスト、レスポンシブ対応の有無を明記します。例：信頼感のある青ベース、可読性重視。
7. コンテンツ内容
必要なページ一覧（トップ、サービス、会社概要、FAQなど）、テキスト・画像の用意状況、既存コンテンツの流用可否を確認します。
8. システム・機能
フォーム、会員機能、EC、予約、外部API連携、セキュリティ要件などを具体的に聞きます。例：決済はStripeを利用希望。
9. 運用体制・更新方針
更新担当者や頻度、編集権限、保守・バックアップの範囲、マニュアル作成の有無を決めます。
10. スケジュール・予算
リリース希望日、主要マイルストーン、予算感（目安でも可）を共有してもらいます。
11. その他の要望
多言語対応、SEO対策、アクセス解析、法的表記やアクセシビリティなど特別な要望を最後に確認します。
ヒアリングシート作成と活用のポイント
事前に送るメリット
事前にヒアリングシートを送って記入してもらうと、初回打ち合わせを効率化できます。先に数値目標や課題が分かれば、提案の方向性を早く固められます。見落としも減らせます。
入れておくべき主要項目（例）
- 目的・期待効果：売上増、問い合わせ増など具体的に記載
- 数値目標：期間・達成したいKPI（例：月間CV数、直帰率）
- ターゲット：年齢層、職業、使用シーンなど
- 現状の課題：操作上の不便、コンテンツ不足など具体例を添える
- 競合分析：参考となる競合サイトのURLと短い評価
- デザイン／機能要望：参考サイトやイメージ画像を必ず添付
- アクセス解析：Google AnalyticsやSearch Consoleの主要指標（期間指定）
デザイン・機能要望の伝え方
参考サイトのURL、スクリーンショット、好みのキーワード（例：清潔感、親しみやすさ）を提示すると認識のズレを防げます。ワイヤーフレームや手書きラフも有効です。
アクセス解析データの使い方
期間を指定して主要指標（ユーザー数、流入経路、直帰率、検索ワードなど）を共有してもらうと現状分析が深まります。アクセス数が少ない場合は量より傾向に注目します。
記入のコツと運用方法
必須項目を明示し、選択式と自由記述を組み合わせて回答しやすくします。担当者の連絡先や期日、添付ファイルの送付方法も書いておくと回収率が上がります。打ち合わせ前に簡単に目を通し、当日は差分の確認と優先順位決めに時間を使ってください。
実務のヒント（チェックリスト）
- 期日・担当者を明記
- 参考URL・画像を添付
- アクセス解析は期間を指定
- 必須項目をマーク
- 回答を元に議題を用意
この流れで作成・活用すると、提案精度と作業効率が向上します。
無料テンプレートやサンプルの活用
はじめに
多くのWeb制作会社や専門メディアが、ヒアリングシートのテンプレートやサンプルを無料で公開しています。初めての方でも使いやすい形式が多く、時間短縮に役立ちます。
入手先の例
- 制作会社のブログや資料ページ
- デザイン系メディアのダウンロードコーナー
- コミュニティサイトやSNSで共有された実例
形式とメリット
Word・Excel・PDFなどで配布されます。編集性が高いWord/Excelはカスタマイズ向き、PDFは配布や確認用に便利です。テンプレートを基に項目を追加すれば漏れが減ります。
カスタマイズのコツ
- 必須項目と任意項目を分ける。
- 例示を添えて記入しやすくする。
- 社内フローに合わせて項目順を入れ替える。
利用時の注意点
- 公開テンプレートは一般的な項目が中心です。固有の業務要件は必ず追加してください。
- 個人情報の取り扱いに注意し、共有方法を明確にしておきます。
具体的な活用例
- 初回ヒアリングでの確認用紙として使用
- 社内チェックリスト化して品質を均一化
- 顧客に送って事前準備を依頼する資料に活用
テンプレートはあくまで出発点です。目的に合わせて柔軟に編集して使ってください。
まとめ：ヒアリングシートで失敗しないサイトリニューアルを
大切な結論
ヒアリングシートはリニューアル成功の要です。要望・目的・制約を早期にそろえることで、手戻りを減らし満足度の高い成果を出せます。
目的の再確認
最初に「誰に」「何を」「どんな効果を出すか」を明確にします。例：顧客獲得を増やす、問い合わせ率を高めるなど。目的が明確だと優先順位が付けやすくなります。
実務で使えるチェックリスト
- 目標（KPI）: 達成基準を具体的に記載
- ターゲット: ペルソナや利用シーンを具体例で示す
- コンテンツ: 必要なページ・優先度を整理
- デザイン指示: 色やトーンの好み、参考サイト
- 機能要件: フォーム、検索、CMSなど必須機能
- 予算・スケジュール: 現実的な納期と予算を明示
運用と改善のポイント
制作後もヒアリングを続け、アクセス解析やユーザーフィードバックで改善を繰り返します。小さな改善を積み重ねると大きな成果につながります。
最後に
テンプレートを活用しつつ、自社の状況に合わせて柔軟に編集してください。双方が同じゴールを共有すれば、満足度の高いサイトリニューアルを実現できます。
