はじめに
本資料の趣旨
本資料は「ホームページ お知らせ 更新」に関する調査結果をまとめたものです。ホームページは情報発信の最前線ですので、適切な更新と管理がユーザーの信頼につながります。本資料では更新が必要な場面、具体的な更新方法、更新履歴の管理、リニューアル時のお知らせ手順を順を追って解説します。
対象と期待効果
対象は中小事業者や担当者、個人でホームページを運営する方々です。本資料を読むことで、適切な更新頻度や優先順位が分かり、実務で使える更新手順や管理の考え方を得られます。結果として、情報の鮮度を保ち、問い合わせや誤解を減らせます。
本資料の構成と読み方
第2章で更新が必要な状況を具体例で示します。第3章でCMSや制作ソフト、HTMLそれぞれの更新手順をわかりやすく説明します。第4章で記録と管理の方法を紹介し、第5章でリニューアル時のお知らせ方法を扱います。章ごとに実践的なチェックリストや注意点を載せますので、用途に応じて参照してください。
注意点
技術用語は最小限に抑え、図や手順例で補足します。初めてでも取り組みやすい内容を心がけています。
ホームページの更新をするべき状況
更新が必要な代表的なケース
- 重要な情報が変わったとき：営業時間、所在地、連絡先、価格、取扱い商品の有無など。例：店舗の移転や電話番号の変更。
- 新しい情報を発信するとき：新商品、サービス開始、キャンペーンやイベントの告知。来訪者に最新を伝えるため必須です。
- 誤った情報を見つけたとき：誤表記や古いデータで混乱を招く場合は速やかに修正してください。
- 不要な情報が残っているとき：終わったキャンペーンや退職した担当者の紹介など、放置すると信頼を損ないます。
緊急度の目安
- 高：安全性や連絡手段に関わる誤り（例：連絡先、重要な営業停止情報）。すぐに更新してください。
- 中：販売やサービスに直結する情報（価格、在庫、開催日時）。数時間〜数日以内の更新を目安に。
- 低：見た目や説明文の細かな改善。定期的な見直しで対応して問題ありません。
日常的にチェックする項目
- トップページの目立つ案内、アクセス情報、問い合わせ先、最新のお知らせ。
- 表示速度やリンク切れ。ユーザーが迷わないように定期確認してください。
更新のタイミングを明確にしておくと、ユーザーの信頼を保ちやすくなります。
ホームページを自分で更新する方法
概要
ホームページの更新は大きく3種類に分かれます：CMS、作成ソフト、HTML編集です。目的に合わせて手順が変わりますが、基本は「編集→保存→公開」です。
1. CMSでの更新（例：WordPress）
- 管理画面にログインします。
- 該当ページや投稿を開き、文章や画像を編集します（画像はメディアライブラリにアップロード）。
- 「プレビュー」で表示を確認してから「更新」または「公開」を押します。
- 反映されないときはブラウザのキャッシュをクリアして再確認します。
2. ホームページ作成ソフトでの更新
- ソフトでプロジェクトを開き、ページを編集します（ドラッグ＆ドロップ式が多いです）。
- 編集後にエクスポートや「公開」機能でサーバーへアップロードします。
- アップロード後に表示崩れがないか複数ブラウザで確認します。
3. HTMLファイルを直接編集する場合
- FTPソフトでサーバーに接続し、該当ファイルをダウンロードします。
- テキストエディタで編集し、上書きアップロードします。
- アップ後にブラウザで表示確認し、問題があれば差し戻します。
大切なポイント
- 更新前に必ずバックアップを取ってください（ファイルのコピーやエクスポート）。
- スマホ・タブレット・PCで見え方を確認します。
- 小さな変更でも反映後に一度全ページを確認すると安心です。
更新内容の記録と管理
記録の目的
ホームページを更新したら、誰がいつ何を変えたかを残します。記録があると不具合発生時に原因を特定しやすく、改善の繰り返しが効率的になります。
記録する項目（例）
- 日付：更新した日付を記入します。
- 担当者：作業した人の名前や連絡先。
- 変更内容：どのページのどの部分をどう変更したかを具体的に書きます（例：トップページの営業時間を「9時→10時」に変更）。
- 理由：更新の目的（例：営業時間変更、キャンペーン開始）。
- 備考：関連ファイルやスクリーンショットの場所。
記録方法の例
- スプレッドシート：手軽で検索もでき、履歴を残しやすいです。項目をテンプレート化すると入力が速くなります。
- CMSの変更ログ：CMSに備わる履歴機能を有効にしておくと自動で記録できます。小さな修正でもログを残しましょう。
- バージョン管理（簡易）：複数人で編集する場合はファイルのバージョンを管理します。差分が見えると戻す作業が楽になります。
運用のポイント
記録は定期的に見直し、フォーマットを統一します。担当者が変わっても分かるように、記録の保存場所と入力ルールを明文化しておきます。
ホームページリニューアルのお知らせ方法
1. 告知のタイミング
事前告知と完了告知の二段階で行います。事前は2〜4週間前を目安に、重要な変更（ログイン方法やURL変更）がある場合は早めに知らせます。完了告知は公開直後に行い、利用を促します。
2. 事前告知のポイント
・トップページのバナーやポップアップで案内します。例: 「〇月〇日に新サイト公開予定」
・メールで会員や取引先に個別に連絡します。短く要点を伝えます。例: 変更点、影響範囲、メンテナンス時間。
・SNSやブログで補足説明を掲載します。よくある質問を事前に準備します。
3. 完了告知の方法
・リニューアル直後にメールで案内し、新しい使い方や改善点を紹介します。
・トップページに歓迎メッセージや新機能の紹介コーナーを設けます。
・SNSでスクリーンショットや動画を使い、視覚的に伝えます。
4. 実例メッセージとチェックリスト
実例:「本日リニューアルオープンしました。ログイン方法に変更はありません。新機能はこちら→ URL」
チェック: バックアップ、問い合わせ窓口、FAQ更新、モバイル表示確認、リダイレクト設定。
5. トラブル対応
公開後はアクセス状況と問い合わせを速やかに確認します。問題を見つけたら早く対応し、経過をユーザーに報告します。
