はじめに
目的
この文書は「CMS Workflow（CMSワークフロー）」について分かりやすく整理したものです。CMS内でのコンテンツ制作の流れや、ワークフロー管理の基本を明確にすることを目的とします。実務での改善や設計の参考に使えるように作成しました。
対象読者
コンテンツ制作に関わる担当者、編集者、開発者、またはCMS導入を検討している方が対象です。専門知識がなくても理解できるようにしています。
この文書で学べること
主に次の点を扱います。
– CMS内での作業の流れ（誰が何をするか）
– ワークフロー管理の基本的な考え方
– ワークフローを構成する主要な段階
– 実務での利用例（執筆→校正→公開 など）
使い方の目安
第1章は全体の導入です。第2〜4章で具体的な定義や段階、種類を順に説明します。各章を順番に読めば、CMSワークフローの全体像がつかめます。必要に応じて現場の役割に照らして読み替えてください。
CMSワークフローの基本定義
はじめに
コンテンツワークフローは、アイデア段階から配信までの一連の作業と手順をつなぐ仕組みです。組織内で誰が何をいつ行うかを明確にします。
ワークフローの定義
ワークフローは合意されたプロセスで、タスクの順序、担当者、承認ルールを定めます。たとえば「ドラフト作成→レビュー→承認→公開」のような流れです。
主な要素
- タスクとステータス：作業項目と進行状況（例：下書き、レビュー中、承認済み）。
- ルールと権限：誰が承認できるかを決める仕組み。
- 通知と期限：遅延を防ぐためのアラートや締め切り。
- 履歴管理：変更履歴を残し責任を追跡できるようにする。
目的と利点
- 品質向上：レビューが定着すると誤りが減ります。
- 効率化：作業の重複を減らし時間を短縮します。
- 透明性：進行状況が見える化され、連携がスムーズになります。
関係者の役割（具体例）
- ライター：コンテンツを作成します。
- 編集者：内容を整え品質を保証します。
- レビュアー：専門性や法的観点をチェックします。
- デザイナー：見た目やレイアウトを整えます。
- 公開担当：スケジュールに合わせて配信します。
簡単な実例（ブログ記事）
- アイデア登録
- ライターが下書き作成
- 編集者が校正・修正指示
- レビュアーがチェック、承認
- デザイン適用、公開設定
ツールと自動化
CMSではステータス変更や承認依頼を自動化できます。自動公開やリマインダー機能で運用が安定します。
注意点
柔軟性を持たせ、必要以上の承認段階を増やさないことが重要です。運用しながら改善していく姿勢が成果を生みます。
ワークフローの主要ステージ
コンテンツワークフローは目的を達成するための流れです。以下の5つの段階を順に行うと、品質と効率を高められます。
1. アイデア出しと計画
目的（例：ブランド認知、リード獲得）をチームで定義します。対象読者と主要メッセージを書き出し、発行スケジュールを作成します。実例として、週次のブレインストーミングと簡単なコンテンツカレンダーを用意します。
2. コンテンツ制作
ライターやデザイナーが原稿・画像・動画を作成します。見出し、導入、締めの構成を先に決めると作業が早くなります。テンプレートやスタイルガイドを使うと一貫性が保てます。
3. レビューと編集
編集者が事実確認、語調の統一、誤字脱字をチェックします。具体的には、事実ソースの確認、見出しと要約の整合性、画像の権利確認を行います。短いフィードバックで修正点を明確に伝えます。
4. 承認プロセス
関係者（法務、ブランド担当、上長など）が最終承認を行います。承認手順をあらかじめ決め、誰が何を許可するかを明文化すると遅延を減らせます。
5. 配信と公開
公開日時を設定し、適切なチャネル（Web、メール、SNSなど）で配信します。公開前に表示確認とメタ情報（タイトル、説明）を最終チェックします。
公開後の分析も重要です。アクセス数、滞在時間、コンバージョンなどを定期的に見て、次回の企画に反映します。
ワークフローの2つの主要タイプ
タスク型ワークフロー
タスク型ワークフローでは、各段階が明確なアクションと期限で定義されます。誰が何をいつまでに行うかがはっきりしているため、新しいメンバーやチーム間の協力に向いています。具体例として、記事制作のスケジュールを示します。
- Day 1: ブリーフ作成（担当者A）
- Day 2: 草稿作成（担当者B）
- Day 3: レビュー（担当者C）
- Day 4: 校正・デザイン挿入（担当者D）
- Day 5: 公開・配信（担当者A）
このように期限を決めると進捗が分かりやすく、遅延箇所も速やかに把握できます。反面、突発的な優先変更には柔軟さが必要です。
ステータス型ワークフロー
ステータス型ワークフローは「下書き」「レビュー中」「公開」「保留」などの状態で管理します。タスク単位ではなく状態の移り変わりで進行を把握するため、優先度が頻繁に変わる現場に強みを発揮します。たとえば、複数のコンテンツタイプ（ブログ、製品ページ、翻訳）を並行して扱う場合、各アイテムがどの状態にあるかで作業を割り当てます。
このタイプは柔軟に優先順位を入れ替えやすく、緊急対応や長期的な更新作業に向いています。一方で、担当や期限が曖昧になりやすいので、定期的なチェックと責任の明確化が重要です。
使い分けの目安
- 明確な工程と期限が優先：タスク型を選ぶと効率的です。
- 優先度が流動的で多様なコンテンツを扱う：ステータス型が合います。
どちらも実務に合わせてカスタマイズできます。小さな試行で運用感を確かめ、最適な型を選んでください。
