はじめに
「ハンドメイド作品が売れたら、帳簿には何を書けばいいの？」
「材料費や送料、販売サイトの手数料は、どこまで経費として記録すればいい？」と迷っていませんか。
アクセサリーや布小物を販売し始め、注文が入るたびに売上は確認していても、レシートや入金履歴がたまり、どの日付・金額で帳簿に付ければよいのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、売上と経費を帳簿へ付ける基本的な考え方から、実際にどの項目へ何を書くのか、具体的な記入例まで紹介します。
ハンドメイドの帳簿には何を記録すればいい？
ハンドメイドの帳簿には、作品を販売して得た売上だけでなく、材料費や梱包費などの経費、実際のお金の入出金を記録します。
ここでは、ハンドメイド販売で帳簿に記録する内容と、必要な基本項目、レシート・領収書の保管方法を順番に説明します。
売上・経費・入出金を記録する
ハンドメイドの帳簿には、作品を販売した売上と、材料費や梱包費など販売にかかった経費を記録します。
売上代金が口座へ入金された日や、材料代を現金・口座から支払った日なども残しておくと、お金の動きを確認しやすくなります。
売上と入金、経費と支払いを分けて記録しておけば、帳簿と実際の入出金も照らし合わせやすいでしょう。
売上日や金額など帳簿に必要な基本項目
売上を記帳するときは、売上日、販売した作品、販売先、売上金額などを記録します。
経費についても、支払日、購入したもの、支払先、金額を残しておきましょう。
取引ごとに日付や金額、内容、相手先をそろえておくと、あとから確認するときにも分かりやすくなります。
レシートや領収書も帳簿と一緒に保管する
材料や梱包用品などのレシート・領収書は、帳簿に記録した経費を確認できるように保管しておきます。
日付や金額、支払先を帳簿と照らし合わせられるようにしておくと、どの経費の書類なのか迷いにくくなります。
紙の書類は日付順など自分で管理しやすい方法で整理し、必要なときに確認できる状態にしておきましょう。
ハンドメイドで使う帳簿の種類
ハンドメイド販売では、すべての取引を1つの帳簿にまとめるのではなく、お金の動きに合わせて帳簿を使い分けると記録しやすくなります。
ここでは、ハンドメイド販売で使う4種類の帳簿について、それぞれ何を記録するのかを説明します。
売上を記録する売上帳
売上帳には、ハンドメイド作品を販売した日付、作品名、販売先、売上金額を記録します。
複数の商品が売れた場合も、どの販売でいくらの売上が発生したのか分かるように残しておきましょう。
こまめに記帳しておけば、一定期間の売上も確認しやすくなります。
材料や仕入れを記録する仕入帳
仕入帳には、作品づくりに必要な材料などを購入した日付、購入内容、仕入先、金額を記録します。
何をいくらで仕入れたのか購入ごとに残しておくと、あとから内容を確認するときにも分かりやすくなります。
材料の仕入れにかかった金額を把握するためにも、購入後にまとめて記帳しておきましょう。
現金の出入りを記録する現金出納帳
現金出納帳には、現金を受け取った日や支払った日ごとに、取引内容と入出金額を記録します。
取引後の残高もあわせて残しておくと、帳簿上の金額と手元にある現金を照らし合わせられます。
現金を使った取引がある場合は、実際の残高とずれがないか定期的に確認しましょう。
銀行口座の入出金を記録する預金出納帳
預金出納帳には、ハンドメイド販売に使う銀行口座への入金や、口座から支払った金額を記録します。
入出金の日付や取引内容、金額、取引後の残高を残しておくと、お金の流れを把握しやすくなります。
通帳や取引明細と照らし合わせながら、帳簿と実際の口座残高が合っているか確認しましょう。
ハンドメイドの帳簿の付け方を具体例で確認
ハンドメイドの帳簿は、実際の販売や支払いを例にすると、どの金額をどのように記録すればよいか分かりやすくなります。
ここでは、ハンドメイド販売でよく発生する4つの取引を取り上げ、帳簿への具体的な記入方法を確認します。
作品が1件売れたときの記入例
ハンドメイド作品が3,000円で売れた場合は、売上が発生した日付、作品名、販売先、売上金額を売上帳に記録します。
たとえば9月15日にアクセサリーが売れたなら、「9月15日・アクセサリー・販売先名・3,000円」のように記帳します。
売上を1件ずつ残しておくと、その日の売上金額も把握しやすくなります。
材料やパーツを購入したときの記入例
材料やパーツを2,000円で購入した場合は、購入日、購入内容、購入先、金額を仕入帳に記録します。
たとえば9月10日にアクセサリーパーツを購入したなら、「9月10日・アクセサリーパーツ・購入先名・2,000円」のように記帳します。
購入ごとに残しておけば、材料の仕入れにかかった金額も確認しやすくなります。
送料や梱包資材を支払ったときの記入例
作品の発送にかかった送料や梱包資材の購入費は、それぞれ支払日、内容、金額を経費として記録します。
たとえば送料210円なら「9月15日・送料・210円」、梱包資材500円なら「9月14日・梱包資材・500円」のように記帳します。
費用を内容ごとに分けておくと、何にいくら使ったのか把握しやすくなります。
minne・Creemaなどで販売手数料が発生したときの記入例
minneやCreemaなどで3,000円の商品が売れ、販売手数料300円が差し引かれた場合は、入金された2,700円だけを売上として記録しないようにします。
売上3,000円と販売手数料300円を分けて記録し、差し引き後の2,700円が入金されたことが分かるようにしておきましょう。
売上と手数料を分けることで、実際の売上金額と販売にかかった費用を把握しやすくなります。
ハンドメイドの売上と経費は帳簿にどう記録する？
ハンドメイド販売の帳簿では、作品を販売して得た代金と、制作や販売のために支払った費用を分けて記録します。
ここでは、売上と経費の基本的な記録方法から、材料の在庫や未使用分の扱いまで順番に説明します。
作品の販売代金は売上として記録する
ハンドメイド作品を販売したら、購入者が支払う販売代金を売上として記録します。
3,000円の作品が売れた場合は、売上が発生した日付、作品名、販売先、売上金額3,000円を帳簿に残します。
販売サイトから入金される日とは分けて、いつ、いくらの売上が発生したのか分かるようにしておきましょう。
材料費・パーツ代など制作にかかった費用を整理する
作品づくりに使う材料やパーツを購入したら、購入日、内容、購入先、支払金額を帳簿に記録します。
たとえば2,000円のアクセサリーパーツなら、「9月10日・アクセサリーパーツ・購入先名・2,000円」のように記載します。
購入内容を分けて残しておくと、制作にかかった費用を把握しやすくなります。
梱包資材・送料・販売手数料など販売にかかった費用を整理する
梱包資材や送料、販売手数料など、作品を販売するためにかかった費用も経費として記録します。
梱包資材500円、送料210円、販売手数料300円が発生した場合は、まとめずにそれぞれの内容と金額を記載しましょう。
費用を分けておくと、梱包や発送、販売サイトの利用にいくらかかったのか把握しやすくなります。
材料の在庫や未使用分の扱いに注意する
購入した材料やパーツが年末に残っている場合は、未使用分の数量と金額を確認します。
たとえば10個1,000円で購入し、6個を使用して4個残っていれば、未使用分は400円です。
購入した年にすべてを費用として扱うのではなく、年末に残った材料は在庫として整理しておきましょう。
年末に残った材料をどこまで在庫として扱うのか迷う場合は、棚卸しの考え方も確認しておくと安心です。
▶個人事業主の棚卸しとは？在庫の数え方と仕訳方法
ハンドメイドの帳簿は何を使って付ける？
ハンドメイドの帳簿は、ExcelやGoogleスプレッドシート、会計ソフト、帳簿アプリなどを使って付けられます。
ここでは、それぞれの管理方法と、取引件数や確定申告に合わせた選び方を説明します。
Excel・スプレッドシートで管理する
ExcelやGoogleスプレッドシートでは、日付、取引内容、売上、経費などの列を作り、取引ごとに入力して管理します。
SUM関数などを設定しておけば、入力した売上や経費の合計を自動で計算することも可能です。
取引件数が少なく、自分で入力や集計ができる場合は、必要な項目を確認しながら手軽に管理できます。
会計ソフト・帳簿アプリで管理する
会計ソフトや帳簿アプリでは、売上や経費を入力し、取引ごとの金額や勘定科目を記録できます。
銀行口座やクレジットカードと連携すれば、明細を取り込めるため、1件ずつ手入力する手間も減らせます。
確定申告に対応したサービスなら、記録したデータを使って申告書類の作成まで進められるので便利です。
取引件数や確定申告に合わせて選ぶ
取引が月に数件程度であれば、Excelやスプレッドシートでも無理なく管理できます。
販売や仕入れが増えて手入力の負担が大きくなってきたら、銀行口座やカードの明細を取り込める会計ソフト・帳簿アプリを検討するとよいでしょう。
帳簿のデータを確定申告にも使いたい場合は、申告書類の作成まで対応しているサービスを選ぶとスムーズです。
Excelと会計ソフトのどちらを使うか迷っている場合は、それぞれの違いを比べてから選ぶと判断しやすくなります。
▶確定申告はExcelでもできる？会計ソフトとの違いと選び方
ハンドメイドの帳簿を付けるときの注意点
ハンドメイドの帳簿を正確に付けるには、日々の販売や支払いをあとから確認できる状態にしておくことが大切です。
ここでは、帳簿を付けるときに特に注意したい3つのポイントを説明します。
プライベートのお金と販売のお金を分ける
ハンドメイド販売に使う銀行口座や現金は、生活費などのプライベートなお金と分けて管理すると分かりやすくなります。
同じ口座に私的な支払いが混ざると、販売に関係する取引を一つずつ確認しなければなりません。
販売用の口座や現金を分けておけば、帳簿に記録する入出金も判断しやすくなります。
売上や経費はため込まず定期的に記録する
売上や材料の購入などの取引は、数か月分をまとめるのではなく、週1回など記帳する日を決めて入力しましょう。
その期間の売上と経費を確認し、日付、取引内容、金額を帳簿に記録していきます。
こまめに記帳しておけば、取引内容を忘れたり、売上や経費を記録し忘れたりするのを防ぎやすくなります。
帳簿とレシート・領収書の内容を確認できるようにする
経費を記録するときは、帳簿の日付や支払先、購入内容、金額と、レシート・領収書の内容が対応するようにしておきます。
たとえば「9月15日・梱包資材・購入先名・500円」と記帳したら、その支払いが分かるレシートや領収書も保管します。
帳簿と書類を対応させておけば、あとから取引内容を確認するときにも迷いにくくなります。
まとめ
ハンドメイドの帳簿は、売上や経費を正しく記録するだけでなく、あとから取引内容を確認できるように整理しておくことが大切です。
まずは売上や材料費、送料などをこまめに記録し、レシートや口座明細と照らし合わせられる状態を作っておきましょう。
取引が少ないうちはExcelやスプレッドシートでも十分ですが、販売が増えて管理が大変になってきたら、会計ソフトや帳簿アプリへ切り替える方法もあります。
販売用とプライベートのお金を分け、週1回など無理なく続けられるペースで記帳する習慣をつけておくと、確定申告の準備も進めやすくなります。
