はじめに
目的
この連載は、ハンドメイド作品を販売する際の「納品書」をテーマにしています。委託販売や個人間取引、ネット販売など、販売形態ごとに納品書の役割や必要性が変わります。その違いを分かりやすく解説します。
誰に向けた記事か
ハンドメイド作家、これから販売を始める方、委託先やお客様とのやり取りに不安がある方に向けた内容です。専門用語は最小限にし、具体例で補足します。
この記事で扱うこと
- 納品書の基本的な役割
- どんな場面で必要か、不要かの判断
- 書き方と管理方法
- 法律上の注意点、領収書との違い
次章から順に、実務で役立つ具体的なポイントを丁寧に説明していきます。ぜひ自分の販売スタイルに合わせて読み進めてください。
ハンドメイド販売における納品書の役割
納品書の基本的な役割
ハンドメイド作品を委託販売先に預ける際、納品書は「何を」「どれだけ」渡したかを明確に示します。委託先はこの情報を使ってレジ登録や在庫管理、売上集計を行います。作家と委託先の間で受け渡し記録となり、トラブルを防ぐ大切な書類です。
主な記載項目と書き方のポイント
- 品番：作品ごとの管理番号。似た作品が多い場合は必ず付けます。
- 品名：短く分かりやすく。例）『レースイヤリング（ピンク）』
- 数量：実際に渡した数。色違いがある場合は色ごとに記載して合計を出すと便利です。
- 単価・金額：税抜・税込を分けて記載すると委託先が扱いやすくなります。
- 納品日・作家名・備考：返品条件や販売開始日などを書いておくと安心です。
複数作品やカラーバリエーションの扱い方
似た作品が複数あるときは、品番をまとめて「品番A：赤×3、青×2（計5）」のように書きます。個別管理が必要なら色ごとに行を分けて記載します。
委託先での具体的な利点
委託先は納品書をもとにレジ登録・バーコード作成・棚入れ・売上報告を行います。納品書があれば作家の作品確認や返品対応もスムーズです。
作家が気をつけること
納品書の控えを自分で保管し、紙と電子どちらかで管理するとよいです。価格表記は委託先の指定に合わせ、税表示の有無を確認してください。
納品書が必要か―現場の判断と実例
納品書は必須ではないことが多い一方、現場のルールや相手の要望で必要性が変わります。本章では判断基準と具体的な例をわかりやすく説明します。
いつ納品書が必要か
- 委託販売店の規定で提出が求められることが多いです。特に初回納品や定期的な追加納品で求められやすいです。
- 企業向けや卸売りでは、受発注の記録として必須になる場合があります。
個人取引やネット販売での判断
- 個人間取引やフリマ・自社通販では、購入者が明細や領収書を求めなければ同封しないことが一般的です。
- 電子データ（メールやマイページ）で代替する方法も便利で経費節約になります。
同封物の工夫
- サンキューカードや簡単な明細書、領収証を状況に応じて用意すると印象が良くなります。
- 個人情報は最小限にし、控えを自分で必ず保管してください。
実例
- 例1（委託店）: 店が納品書必須。商品リストと数量を明記して提出。
- 例2（ネットショップ）: 同封不要だが、購入者が要望すればPDFで発行。
- 例3（フリマアプリ）: 基本不要。取引メッセージで対応することが多いです。
チェックポイント
- 取引前に相手の規定を確認する
- 自分用の控えを残す
- 顧客層や取引頻度に合わせて柔軟に対応する
これらを基準に、納品書の同封可否を現場ごとに判断してください。
納品書の書き方と便利な管理方法
基本に入れる項目
- 納品日（YYYY/MM/DD）
- 納品先の名称と担当者名
- 作家名・連絡先
- 商品名、品番（あれば）、数量、単価、金額
- 合計金額（消費税の扱いを明記）
- 納品書番号や注文番号
- 備考（受領印欄、発送方法など）
書き方のポイント
複写式の納品書やパソコンのテンプレートを用意すると便利です。納品先用と自分の控えを必ず用意し、受領印や受領日を控えに押してもらうとトラブル防止になります。数字は算用数字で統一し、金額の計算は分かりやすく書きます。
委託販売での追加納品
委託先へ追加納品する際は「追加用納品書」を使います。品番は通し番号で管理すると在庫と売上の照合がしやすくなります。同じ作品を再販する場合は、同じ品番を再利用すると履歴が追いやすくおすすめです。
デジタル管理のコツ
ファイル名は「YYYYMMDD_店名_納品書番号.pdf」のように統一します。スプレッドシートで納品日・品番・数量・納品先を一覧化し、バックアップはクラウドとローカルの両方で保存してください。PDFで送ると受取側も保管しやすくなります。
トラブルを避けるために
受領印や受領日を必ず確認し、控えをすぐに保存します。紛失や金額相違があった場合に証拠となるため、納品書は最低でも半年から1年は保管することをおすすめします。
納品書と法律―信書の取り扱いに注意
法律の基本
納品書は「信書」に該当する場合があります。信書を封をした状態で普通郵便により送ると、郵便法で制限されることがあるため注意が必要です。特に請求書や明細を同封すると当てはまりやすいです。
封入・郵送での注意点
封をした封筒で普通郵便に出すと違法となる可能性があります。手渡しや宅配便なら問題になりにくい一方、普通郵便は規制が厳しい点を覚えてください。
実務での回避方法（具体例）
- 封をせず、透明な封筒やクリアファイルに入れて中身が見える状態で同封する。
- 納品書を封で閉じずに折りたたんだまま同梱する。
- 必要なら受取人に手渡し、または宅配便で送る。
実務チェックリスト
- 普通郵便で封をしていないか確認する。
- 透明封筒やクリアファイルを常備する。
- 高額取引や重要書類は宅配便で送る。
疑問があれば、税理士や弁護士に相談すると安心です。
納品書と領収書の違い・トラブル防止策
納品書と領収書の違い
納品書は「何をいつ渡したか」を示す書類です。品名、数量、納品日、納品先、発行者などを記載します。領収書は「代金を受け取った」ことを証明します。金額、受領日、宛名、但し書き、発行者の記名押印が一般的です。納品書は領収書の代わりにならないため、支払いがある場合は別途領収書を発行してください。
なぜ両方必要か（具体例）
・委託販売：作家が作品を委託先へ渡した記録として納品書が必要です。売れたときの入金確認には領収書や売上記録が要ります。
・イベント販売：搬入時に納品書を渡し、会計時に領収書を発行すると誤解が減ります。
トラブルを防ぐための実務策
- 発行タイミングを明確にする（納品時／入金時）。
- 納品書に受領者の署名や受領印をもらう。写真で納品状況を残すと効果的です。
- 領収書は宛名と金額を正確に記載し、電子発行でも保存ルールを守る。
- 返品や交換条件を納品書や別紙に明記しておく。
管理と確定申告への配慮
ファイルは日付・取引先名で整理し、バックアップを取っておきます。税務上は領収書や振込明細が重要な証憑ですから、納品書だけで済ませないようにしましょう。
最後に
書類を揃えることで誤解や金銭トラブルを未然に防げます。面倒でも発行・保管のルールを決めて実行してください。
納品書が不要な場合とその理由
はじめに
個人間のやり取りや贈り物用の作品では、納品書を同封しない選択が適切なことがあります。ここでは具体的な場面と理由をやさしく説明します。
主なケースと理由
- 個人間取引（フリマや手渡し）: 購入者が内容を把握しているため、紙の納品書は不要になることが多いです。ゴミになる可能性もあります。
- ギフト・プレゼント: 納品書が入ると贈られた方が金額を知ってしまう恐れがあります。代わりにメッセージカードやラッピングで配慮すると喜ばれます。
- カスタム作品の直接手渡し: 受け取り時に口頭で確認すれば書面は不要です。手間を減らせます。
環境・実務面の配慮
- 紙の使用を減らせばゴミを減らせます。小さな工夫でブランドイメージも良くなります。
- 代替としてメールや購入履歴のスクリーンショット、PDF明細を送る方法が便利です。
注意点と判断基準
- 宛名や住所を記載する必要がある取引や、税務的に書類が必要なケースには必ず対応してください。
- ギフトかどうか、相手の希望、配送の有無を確認して決めると安心です。
ちょっとした提案
納品書を入れない場合は、感謝の気持ちを込めたメッセージカードやシールを同封すると、購入者に好印象を与えられます。
まとめ―納品書は必要か？作家としての判断ポイント
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必要性の基本：まずは委託販売先やイベント主催者の規定を必ず確認してください。規定がある場合は従う必要があります。個人間のやり取りでは、購入者が希望しない限り納品書が不要なことが多いです。
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実務的な準備：納品書が必要になったら、宛名・日付・品目・数量・価格・合計・作家名（連絡先）を明記します。複写式やPDFテンプレートを用意すると手間が減ります。電子データで渡せるようにしておくと柔軟に対応できます。
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郵送時の注意点：郵送で納品書を送る場合は「信書」に該当するか注意してください。信書該当の有無で手続きが変わることがありますので、販売先の指示に従ってください。
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トラブル回避の視点：購入者から領収書や明細の要望があれば、丁寧に対応しましょう。領収書と納品書の違いを説明して、必要なら両方用意します。売上管理のために控えを保管する習慣をつけると安心です。
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最後に：納品書は必須ではない場面も多いですが、規定遵守と購入者の要望に応じて柔軟に対応することが大切です。準備を整えておけば、信頼を保ちながらスムーズに販売できます。
