はじめに
「ハンドメイド作品を発送するとき、納品書は入れたほうがいいの？」
「minneやCreemaなどのネット販売でも、納品書を作らないといけないの？」と迷っていませんか。
作品が売れて梱包を始めたものの、購入者に送る書類が必要なのか分からず、商品だけを箱や封筒に入れてよいのか手が止まることがあります。
この記事では、ネットショップや委託販売、対面販売など販売形態ごとの納品書の扱いから、実際に作成するときの記載項目や書き方まで、順を追って説明していきます。
ハンドメイド販売で納品書は必要？
ハンドメイド販売では、納品書を毎回必ず発行しなければならないのか、購入者から求められた場合だけ用意すればよいのか迷うことがあります。
ここでは、納品書を発行する基本的な考え方から、求められた場合の対応、販売形態による違いまで順番に確認します。
納品書の発行が法律上義務付けられているわけではない
ハンドメイド作品を販売する際、納品書の発行が法律で一律に義務付けられているわけではありません。
そのため、個人の購入者へ販売するたびに、必ず納品書を同封する必要があるとは限りません。
ただし、販売先から提出を求められている場合は、指定に合わせて用意しましょう。
販売先や取引相手から求められる場合は用意する
購入者や取引相手から納品書を求められた場合は、作品名や数量など、注文内容を確認できる情報を記載して用意します。
企業や店舗との取引では、記載項目や提出方法が決められていることもあります。
事前に相手の指定を確認しておくと、商品の受け渡しやその後の手続きもスムーズです。
販売形態によって納品書を付ける必要性が変わる
個人向けのオンライン販売では、注文履歴や購入確認メールで内容を確認できるため、納品書を同封しないケースもあります。
一方、企業や店舗への卸売りでは、注文内容を確認するために納品書を求められることがあります。
販売形態だけで決めず、利用するサービスのルールや取引相手の指定を確認して対応しましょう。
ハンドメイドの販売形態ごとに納品書が必要か判断する
ハンドメイド作品の販売では、ネットショップ、フリマアプリ、委託販売やイベント販売など、取引の方法によって納品書を用意する場面が異なります。
ここでは、それぞれの販売形態で納品書が必要になるケースと、用意するときの判断基準を順番に確認します。
ネットショップで商品を発送するときは納品書が必要か
ネットショップでハンドメイド作品を発送する場合、納品書を必ず同封する必要はありません。
注文履歴や購入確認メールで商品名や金額を確認できる場合は、納品書なしで発送することもできます。
ただし、購入者から希望があった場合やショップ側で同封すると案内している場合は、注文内容に合わせて用意しましょう。
納品書を入れずに発送する場合、代わりにお礼状やショップカードを同封したほうがよいのか迷う方は、発送時に入れるものもあわせて確認しておきましょう。
▶ハンドメイド作品の発送時に入れるものは？梱包から同封物まで解説
フリマアプリでハンドメイド作品を販売するときは必要か
フリマアプリでも、ハンドメイド作品の発送時に納品書を必ず同封する必要はありません。
商品名や購入金額などはアプリの取引画面で確認できるため、納品書を付けずに発送するケースもあります。
購入者から希望があった場合は、取引内容を確認しながら作品名や数量などを記載して用意しましょう。
委託販売やイベント販売では納品書が必要か
委託販売では、店舗へ作品を預ける際に、作品名や数量を確認するため納品書を求められることがあります。
イベント販売でも、主催者や出店先から提出を指定されている場合は、その案内に合わせて用意します。
特に複数の商品をまとめて渡す場合は、納品する作品と数量を記載しておくと確認しやすくなります。
納品書を付けることで得られるメリット
ハンドメイド作品を発送するときに納品書を付けると、購入者が届いた商品と注文内容を照らし合わせやすくなります。
ここでは、納品書を同封することで購入者側と販売者側にどのようなメリットがあるのか、具体的に確認します。
納品書の発行が法律上義務付けられているわけではない
ハンドメイド作品を販売する際、納品書の発行が法律で一律に義務付けられているわけではありません。
そのため、個人の購入者へ販売するたびに、必ず納品書を同封する必要があるとは限りません。
ただし、販売先から提出を求められている場合は、指定に合わせて用意しましょう。
販売先や取引相手から求められる場合は用意する
購入者や取引相手から納品書を求められた場合は、作品名や数量など、注文内容を確認できる情報を記載して用意します。
企業や店舗との取引では、記載項目や提出方法が決められていることもあります。
事前に相手の指定を確認しておくと、商品の受け渡しやその後の手続きもスムーズです。
販売形態によって納品書を付ける必要性が変わる
個人向けのオンライン販売では、注文履歴や購入確認メールで内容を確認できるため、納品書を同封しないケースもあります。
一方、企業や店舗への卸売りでは、注文内容を確認するために納品書を求められることがあります。
販売形態だけで決めず、利用するサービスのルールや取引相手の指定を確認して対応しましょう。
ハンドメイドの納品書に記載する項目
ハンドメイドの納品書を作るときは、購入者が「何をいくつ受け取ったのか」を確認できるように、注文内容や販売者の情報を記載します。
ここでは、納品書に記載する基本項目から販売先に応じて追加したい項目、個人情報を記載するときの注意点まで順番に確認します。
納品書に記載する基本項目
納品書には、発行日、販売者名、購入者名、商品名、数量、金額など、注文内容を確認できる項目を記載します。
商品名は注文した作品を特定できる名称にし、数量や金額も実際の注文内容と合わせましょう。
販売者名は、購入者が分かりやすいショップ名や販売時に使用している名称を記載します。
販売先に応じて追加したい項目
企業や店舗との取引では、注文番号や納品先、担当者名など、追加の項目を求められることがあります。
取引先から記載内容や納品書の様式を指定されている場合は、その案内に沿って作成しましょう。
必要な項目は販売先によって異なるため、作成前に確認しておくと安心です。
購入者の個人情報を記載するときの注意点
購入者の氏名や住所などを記載する場合は、納品書に必要な情報だけにとどめることが大切です。
注文時に取得した個人情報をすべて記載するのではなく、発送や注文内容の確認に必要かどうかを考えて選びましょう。
電子データで保存する場合も、個人情報が含まれていることを意識して適切に管理します。
ハンドメイドの納品書を渡すタイミングと管理方法
ハンドメイドの納品書は、紙で商品と一緒に渡す方法だけでなく、メールやPDFなどのデータで送る方法もあります。
ここでは、納品書を渡すタイミングからデータで送る方法、販売者側での保管方法まで順番に確認します。
商品と一緒に納品書を入れる
商品を発送するときは、納品書を商品と一緒に梱包し、購入者が開封したときに確認できるようにします。
梱包前に納品書の商品名や数量と実際の商品を照らし合わせ、注文内容に間違いがないか確認しましょう。
最後に納品書の入れ忘れがないか確認してから封をすると安心です。
メールやデータで納品書を送る
納品書は紙で同封するほか、PDFなどのデータにしてメールで送る方法もあります。
送信前に宛先と注文内容を確認し、ファイル名に注文番号などを入れておくと、購入者も後から見つけやすくなります。
紙での発行を希望されている場合は、購入者の指定に合わせて対応しましょう。
納品書の控えを保管する
納品書を購入者へ渡した後は、販売者側でも控えを保管しておくと、後から取引内容を確認するときに役立ちます。
PDFなどのデータで保存する場合は、販売日や注文番号が分かるように整理すると探しやすくなります。
注文が増えてきたら、販売月や注文番号ごとに分けて管理しておくとよいでしょう。
納品書と領収書の違いを確認する
ハンドメイド販売では、納品書と領収書を同じ書類だと考えてしまい、「納品書があれば領収書はいらないの？」と迷うことがあります。
ここでは、それぞれの書類に記載する内容と役割を整理し、両方を用意するケースまで順番に確認します。
納品書は商品や注文内容を確認するための書類
納品書は、購入者が受け取った商品と注文内容を確認するための書類です。
作品名や数量、必要に応じて金額や注文番号などを記載し、実際に届いた商品と照らし合わせられるようにします。
複数の商品を発送するときも、何が何点入っているのか確認しやすくなります。
領収書は代金を受け取ったことを証明する書類
領収書は、販売者が代金を受け取ったことを証明するための書類です。
購入者から求められた場合は、支払いを確認したうえで、宛名や金額、発行日、但し書きなどを記載して発行します。
納品書とは役割が異なるため、それぞれの目的に合わせて使い分けましょう。
納品書との違いは分かっても、実際に領収書へ何を書けばよいのか迷う場合は、ハンドメイド販売での領収書の書き方も確認しておくと安心です。
▶ハンドメイド販売の領収書の書き方｜記載項目と発行時の注意点
納品書と領収書をそれぞれ用意するケース
購入者から納品書と領収書の両方を求められた場合は、それぞれの目的に合わせて用意します。
納品書には作品名や数量、領収書には受け取った代金などを記載し、取引内容に相違がないよう確認します。
企業や店舗との取引では書類を指定されることもあるため、必要な書類を事前に確認しておくと安心です。
納品書が不要でも用意したほうがよいケース
ハンドメイド販売では、納品書の発行が必須ではない取引でも、用意しておくと購入者との確認や販売管理がしやすくなる場合があります。
ここでは、納品書が不要な販売でも用意したほうがよい具体的なケースを順番に確認します。
購入者から納品書を求められた場合
購入者から納品書を求められた場合は、注文内容を確認して用意します。
作品名や数量、金額などに間違いがないか確認し、購入者が注文内容を照らし合わせられるようにしましょう。
紙やPDFなど、希望する受け取り方法がある場合は、できる範囲で合わせると親切です。
注文内容や商品数が多い場合
一度に複数の商品を発送する場合は、納品書があると作品名や数量をまとめて確認できます。
梱包前に納品書と実際の商品を一つずつ照らし合わせることで、入れ忘れや数量の間違いにも気付きやすくなります。
商品数が多い注文ほど、発送前の確認に納品書を活用すると安心です。
自分の販売記録として残しておきたい場合
販売した作品や数量を注文ごとに記録したい場合は、納品書の控えを残しておく方法があります。
販売日や作品名、数量、金額などを記載し、注文番号や販売月ごとに整理しておくと、後から取引内容を確認しやすくなります。
注文が増えてきた場合も、一定のルールで保存しておくと管理しやすいでしょう。
ハンドメイドの納品書を作成するときの注意点
ハンドメイドの納品書を作成するときは、注文を受けた内容と実際に発送する商品が一致しているかを確認することが大切です。
ここでは、納品書を作成するときに確認したいポイントを順番に説明します。
注文内容と納品書の記載内容を一致させる
納品書を作成するときは、注文画面や注文履歴を確認し、作品名や数量、注文番号などを正しく記載します。
複数の商品がある場合は、納品書と実際の商品を一つずつ照らし合わせてから梱包しましょう。
注文内容を変更したときは、変更後の情報が納品書にも反映されているか確認することが大切です。
金額や数量の記載ミスがないか確認する
金額や数量を記載する場合は、注文画面や販売記録と照らし合わせて間違いがないか確認します。
特に手入力するときは、数量の違いや金額の桁間違いが起こりやすいため注意が必要です。
作成後にもう一度見直しておくと、記載ミスにも気付きやすくなります。
販売形態に合った方法で納品書を管理する
ネットショップなどでは、紙を商品に同封するほか、PDFで購入者へ送る方法もあります。
委託販売や企業との取引で様式や提出方法を指定されている場合は、その内容に合わせましょう。
販売者側の控えも注文番号や販売日ごとに整理しておくと、必要な納品書を後から確認しやすくなります。
まとめ
ハンドメイド販売では、納品書を必ず発行する必要はありませんが、購入者や取引先から求められた場合や、注文内容を分かりやすく伝えたいときに役立ちます。
作品名や数量、金額などを正しく記載しておけば、購入者が確認しやすくなるだけでなく、発送時の入れ間違いを防ぐためにも活用できます。
ネットショップや委託販売など、販売方法によって必要な対応は変わるため、相手の希望や取引条件を確認しながら無理のない形で取り入れましょう。
領収書とは役割が異なることも覚えておくと、必要な書類を迷わず用意しやすくなります。
