はじめに
目的
本記事は、Web会議を安全に使うための基本を分かりやすく伝えることを目的としています。情報漏えい、不正アクセス、なりすまし、フィッシングなどのリスクを理解し、具体的な対策を身につけることを目指します。
対象読者
- 在宅勤務やリモート会議を行うビジネスパーソン
- 情報システム担当者や総務担当者
- これからWeb会議を導入する中小企業のご担当者
この記事で学べること
- Web会議で起こり得る代表的なリスクと具体例（例: 会議の招待リンクが外部に漏れると資料が見られる）
- 技術的な対策（例: パスワード設定、会議室の待機室機能）と運用上の対策（例: アクセスルール、録画の取り扱い）
- 選定時のチェックポイントと導入後に必要な運用ルールの作り方
読み方のヒント
管理者は第4章・第5章を重点的に、一般参加者は第2章・第3章を先に読むと実践しやすいです。具体例を交えて丁寧に説明しますので、日常の運用にすぐ役立ててください。
Web会議のセキュリティリスクとは？
概要
Web会議は場所を問わず会話や資料共有ができ便利です。しかし、その利便性ゆえに様々なリスクも伴います。ここでは主な危険と具体例を分かりやすく説明します。
情報漏えい
会議内容や画面共有した資料が第三者に流出するリスクです。たとえば会議の録画ファイルを誤って公開フォルダに置いたり、スクリーンを撮影されて社外に出るケースが挙げられます。
会議ID・URLの流出による盗聴・妨害
招待URLや会議IDが知人以外に渡ると、不正参加や音声・映像の盗聴が起こります。会議に迷惑行為をする“乱入”も発生します。
フィッシングや偽メール
偽の招待メールやサポートを装ったメールでログイン情報を盗む手口です。見た目が本物でもリンク先に注意が必要です。
アカウント乗っ取り
パスワード漏えいや使い回しにより、第三者がアカウントに入り込みます。乗っ取られると会議情報の閲覧や招待が勝手に行われます。
端末紛失・盗難
ノートやスマホの紛失で会議資料やログイン情報が流出します。特に暗号化やロックをかけていない場合は被害が大きくなります。
サイバー攻撃（マルウェア・中間者攻撃など）
悪意あるソフトや通信の傍受で、資料や会話が盗まれます。公衆Wi‑Fi利用時は特に危険です。
誰が危険にさらすのか？
参加者、管理者、利用端末、ネットワーク設定、外部連携アプリなど、複数の要素が関係します。小さな設定ミスや習慣が大きな事故につながる点に注意してください。
Web会議の主なセキュリティ対策
1) アクセス管理とパスワード設定
会議URLやIDは必要な相手だけに共有してください。公開掲示やSNSでの投稿は避けます。会議ごとに新しいURLやパスコードを発行すると流出リスクを下げられます。強固なパスワードは英数字や記号を組み合わせ、推測されにくいものにします。参加者をホストが管理できるように、待機室（待合室）機能や参加許可の設定を活用してください。
2) 会議システムのセキュリティ機能確認
通信の暗号化があるか確認します。暗号化とは通信内容を読み取られにくくする仕組みで、代表例としてSSL/TLSやAESがあります。クラウド型かオンプレミス型か、提供形態で適する運用が変わります。ソフトウェアは常に最新に保ち、セキュリティ更新を適用してください。
3) 利用環境と運用ルールの整備
会議はできるだけ静かな専用の場所で行い、画面に映る情報を確認します。機密資料は事前に限定共有し、会議中は共有画面やファイルの権限を制限します。参加者の身元確認は画面の目視や事前の名簿照合で行い、不審な参加者は即時退室させます。定期的に運用ルールを見直し、教育を行って習慣化してください。
Web会議システム選定時のポイント
選定の基本視点
Web会議を安全に運用するには、機能と運用の両方を見て選びます。技術的な安全性だけでなく、自社の使い方に合うかを重視してください。
重要なセキュリティ機能
- 暗号化：通信が第三者に見られないか確認します。例：会議中の映像や音声が暗号化されるか。
- 認証と参加者管理：会議に入れる人を限定できるか。招待制、パスワード、二要素認証などを確認します。
- ログと監査：ログを残せるか、いつ誰が参加したかを追跡できるか確認します。問題発生時の原因追及に役立ちます。
サービス提供者の確認ポイント
- 実績とサポート体制：同業種での導入実績や障害時の対応時間を聞きます。
- セキュリティ認証の有無：ISOやSOCなどの認証があれば安心度が高まります。
- 障害対応やアップデート頻度も確認します。
自社運用ポリシーとの適合性
- オンプレ/クラウド：自社でデータを持つ必要があるか、外部クラウドで問題ないか決めます。
- データ保管場所：国や地域ごとの法規制に合致するか確認します。
- 運用ルール：ログの保管期間や管理者権限のルールを整備できるか見ます。
導入前のチェックリスト（例）
- 暗号化は常時有効か
- 招待と認証が十分か
- ログ取得と保管が可能か
- ベンダーのサポート体制は明確か
ベンダーへの質問例
- 「通信はどのレベルで暗号化されますか？」
- 「データの保存場所はどこですか？」
- 「障害時の連絡フローはどうなっていますか？」
これらを基準に比較し、自社のリスク許容度と運用負担を考えて選んでください。
セキュリティを高めるための運用ルール例
会議前のルールと準備
- 目的と参加者を明確にする：誰に必要な会議かを決め、招待は最小限に絞ります。招待リンクは公開しないでください。
- 認証と入室管理：パスワードや待合室（承認制）を活用します。外部ゲストは事前に所属や目的を確認すると安心です。
- 環境チェック：OSやアプリを最新にし、カメラ・マイクの動作を確認します。公共Wi‑Fiは避け、必要ならVPNを使います。
- 資料の事前準備：配布資料に機密度を明示し、配布先を限定します。画面共有用のウィンドウやタブを整理しておきます。
会議中の運用
- 参加者確認を行う：入室時に名前を確認し、不要な参加者は退出を依頼します。
- 共有権限を限定する：画面共有やファイルのアップロードを主催者のみに限定すると安全です。
- チャットと発言のルール：個人情報や機密情報はチャットで送らない、重要内容は口頭で確認します。
- 録画・録音の扱い：原則禁止にし、どうしても必要な場合は事前承認と参加者全員への通知を行います。
会議後の対応
- データの最小保有：録画や配布資料は必要最小限だけ保存し、保存期間を決めて自動削除を設定します。
- クラウド・端末の整理：不要なファイルを削除し、共有リンクの権限を見直します。
- 記録とアクセス管理：議事録や録画のアクセス権を限定し、誰がいつアクセスしたかログを残します。
- 定期的な見直し：運用ルールは利用状況に合わせて見直し、問題が起きたら対応手順を更新します。
管理者向けチェックリスト（例）
- 会議ツールの権限設定を確認する
- 定期的にソフトウェア更新を実施する
- 利用者へ簡潔なガイドを配布し教育する
- インシデント発生時の連絡フローと担当を明確にする
- バックアップとログ保全の方針を定める
上記は実例です。組織の規模や業務に合わせて具体的な手順や責任者を定めると、より実効性が高まります。
まとめ：バランスの取れた対策が必須
要点の整理
Web会議の安全運用は「技術」「ルール」「人」のバランスが重要です。それぞれを単独で強化しても、別の弱点が残ると十分ではありません。日常の運用まで含めた総合的な対策が鍵です。
技術面で押さえること
- 信頼できるシステムを選ぶ（例：招待制や暗号化のあるサービス）。
- 認証や更新を定期的に行う。ソフトの更新を怠らないだけで侵入リスクを下げられます。
運用ルールの整備
- 招待の取り扱いや会議の公開範囲を決める。誤送信を防ぐテンプレートを用意すると便利です。
- 録画・保存のルールを明確にし、不要な録画はすぐに削除します。
利用者教育の継続
- パスワード管理やフィッシングの注意点を定期的に周知します。実際の事例を使うと分かりやすいです。
- カメラ・マイクの扱い、画面共有の確認手順を簡潔に伝えます。
継続的な見直し
状況や利用形態は変わります。定期的にルールや設定を見直し、運用に合わせて改善してください。小さな対策の積み重ねが安全性を高めます。
