はじめに
Web会議は場所を問わず会話や打ち合わせを可能にし、業務やコミュニケーションを大きく変えました。本記事は、そんな便利なツールに潜む「セキュリティリスク」と、それを防ぐための具体的な対策をわかりやすく解説します。
対象読者
- 企業の情報管理担当者やIT担当者
- 在宅勤務や外出先でWeb会議を使うビジネスユーザー
- セキュリティの基本を知りたい個人事業主
この記事で得られること
- Web会議で起こり得る代表的なリスクの理解（例：会議への不正参加、画面共有による情報漏えい、録画データの流出）
- 被害事例を通じた具体的な危険の把握
- 技術・運用・人的対策のポイントと、すぐ使えるチェックリスト
読み方のポイント
各章は実務で使えるように構成しています。まずリスクを知り、その後に対策へ進むと理解しやすいです。日常の運用に取り入れやすい具体例も多く載せますので、ぜひ一つずつ確認してみてください。
Web会議システムの普及とセキュリティリスクの現状
はじめに
Web会議は企業や個人で日常的に使われるツールになりました。移動時間の削減や遠隔地との連携が容易になる一方、情報の扱いが増えたことで新しいリスクも生まれています。
普及の状況と利便性
中小企業やフリーランスでも手軽に導入でき、会議の頻度が増えました。画面共有やチャットで資料や顧客情報を瞬時にやり取りできます。そのため会議内で機密情報を扱う場面が多くなっています。
現状のセキュリティリスク
主なリスクは次の通りです。
– 会議リンクや招待の不用意な共有（第三者が参加する危険）
– 画面共有での機密情報の露出（ファイル名や通知の表示）
– 録画・録音の無断保存や流出
これらは技術的な脆弱性だけでなく、運用や人のミスが原因で起きます。
影響の大きさ
特にビジネス利用では顧客情報や戦略資料が漏れると信用を失います。金銭的損失や法的問題につながることもあります。したがって、導入時にリスクを把握し対策を検討することが重要です。
注意すべきポイント
会議の招待方法、画面共有の習慣、参加者の管理を見直すだけでもリスクは大きく減らせます。次章で具体的なリスクと対策を詳しく説明します。
Web会議における主なセキュリティリスク
Web会議で注意すべき代表的なリスクは、不正アクセス、アカウント流出や乗っ取り、ウイルス／マルウェア、画面共有による情報漏洩、人的ミスの5つです。以下に具体例と分かりやすい対策を示します。
1. 不正アクセス
会議URLや招待リンクが外部に漏れて、知らない人が参加する事例です。例えばSNSに会議リンクを貼ってしまい無断参加されることがあります。対策は会議ごとにパスワードを設定する、待合室（入室許可）機能を使うことです。
2. アカウント流出・乗っ取り
IDやパスワードが漏れて社内アカウントを乗っ取られる危険があります。安易なパスワード使い回しや共有メモの保管が原因です。二段階認証を有効にし、パスワードを使い回さない習慣をつけると効果的です。
3. ウイルス・マルウェア
不審なソフトや改変版アプリをインストールしてしまい、端末が感染するケースです。怪しいリンクや添付ファイルを開かない、公式ストアからのみアプリを入手することが大切です。
4. 画面共有による情報漏洩
共有画面に機密文書や通知ポップアップが映り、意図せず情報が漏れることがあります。画面共有前に不要なウィンドウを閉じ、特定のアプリだけを共有する機能を使うと安全です。
5. 人的ミス
参加者の操作ミスや確認不足で発生するトラブルです。例として、内部資料を誤って送信したり、会議を録画したまま放置したりすることがあります。事前に操作手順を共有し、チェックリストを用意すると減らせます。
被害事例・具体的なリスクの実例
1）会議資料の無断ダウンロード・流出
会議で共有した資料（PDFやスライド）を参加者がダウンロードして社外に配布する事例が報告されています。営業秘密や提案資料が外部に出ると、競争上の不利益や契約違反につながります。例：クライアント向け提案書が別企業に流出し、受注を逃した。
2）音声・画像の不正録音や盗聴
参加者が会議を無断で録音・録画して後で公開する被害があります。企業の内部事情や個人の発言が外部に伝わり、信用失墜や法的問題になることがあります。例：内部会議の音声がSNSに投稿され、社員の発言が問題視された。
3）画面共有による機密・個人情報の露出
画面全体を共有した際、通知や別のウィンドウに表示された個人情報（名簿、給与データ、顧客情報）が閲覧される事故が多く見られます。例：給与表が映り込み、従業員情報が漏えいした。
4）簡単なパスワードや公開リンクによる不正侵入
短いパスワードや公開リンクを使った会議に、不審者が侵入する「ミーティングジャック」も発生しています。会議を妨害されたり、内部資料にアクセスされたりするリスクがあります。例：SNSで共有されたリンクに第三者が参加し会議を妨害した。
各事例は、設定や運用の小さな不注意が原因で起きます。次章では、これらを防ぐ具体的な対策を紹介します。
Web会議のセキュリティ対策 ～技術・運用・人的対策～
技術的対策
- 強いパスワードと待合室（ロビー）機能を必ず有効にします。会議IDの使い回しは避けます。
- アクセス管理と認証を整備します。多要素認証(MFA)を導入すると不正ログインを防げます。
- サービスは評判と暗号化方式で選びます。エンドツーエンド暗号化があるか確認してください。
- クライアントやサーバーは常に最新に保ちます。OS・アプリの自動更新を設定します。
- 端末側のセキュリティ（パッチ、アンチウイルス、不要な共有の停止）と社内ネットワークの分離を行います。
運用ルール（プロセス）
- 招待は必要最小限に留め、参加者リストを事前に確認します。会議名や招待文に機密情報を含めないでください。
- 画面共有前に表示内容を確認し、不要なウィンドウや通知を停止します。共有範囲はアプリ単位に限定すると安全です。
- 録画やチャット履歴の取り扱いを定め、保存期間・閲覧権限を明確にします。
- 会議終了後は参加者の切断を確認し、使い終わった会議IDやリンクを無効化します。
人的対策・教育
- 定期的に従業員教育を行い、フィッシングや不正参加の事例を共有します。ハンズオンで画面共有の注意点を練習します。
- アカウント管理は最小権限の原則で行い、退職者や異動時は即時にアクセスを削除します。
- BYODや個人端末はポリシーで管理し、必要ならMDM導入で安全性を維持します。
- インシデント発生時の連絡フローと担当者を明確にし、想定問答を用意しておきます。
まずは認証とアクセス制御を強化し、その上で運用ルールと教育を充実させると効果的です。
今すぐ始めるべきWeb会議のセキュリティチェックリスト
はじめに
会議を安全に行うために、今すぐ実行できる具体的なチェック項目をまとめました。実務で使えるよう、開始前・会議中・終了後・不正対応の4つに分けてあります。
開始前に確認すること
- 会議ごとにパスワードを設定する：毎回同じリンクを使う場合でも、パスワードを付け替えます。
- 参加者は信頼できる人だけに限定する：招待は個別送信か登録制にします。
- 待機室・入室承認を有効にする：主催者が参加者を確認してから入室させます。
- 端末とアプリを最新に保つ：OSと会議アプリは更新を確認し、ウイルス対策ソフトを有効にします。
会議中に実施すること
- 画面共有前に見せたくない情報を閉じる：通知や不要なウィンドウを必ず閉じます。
- 参加者リストを定期確認する：見知らぬ参加者がいないか確認します。
- 録画やチャットの権限を制限する：必要な人だけに許可します。
終了後に行うこと
- 会議リンクやパスワードをローテーションする：定期的にアクセス情報を更新します。
- 会議ログや録画の保管場所を確認する：アクセス権を見直し、不必要な保存は削除します。
不正アクセスが疑われるときの簡単フロー
- 会議を即時終了し、会議リンクを無効化する。
- 参加者のログを保存し、誰が何時に参加したかを記録する。
- パスワードを変更し、次回の招待方法を見直す。
- 機密情報が漏えいした疑いがある場合は、社内の窓口に報告し、必要なら関係者へ連絡する。
このチェックリストを実行すれば、多くのリスクを簡単に減らせます。日常のルーティンに組み込んでください。
